Le 18 octobre 2023, lors de la Semaine canadienne de l’arbitrage 2023membres des Jeunes praticiens canadiens de l’arbitrage (« YCAP« ) réunis à la Place d’Arbitrage à Toronto, au Canada, pour discuter du rôle des secrétaires des tribunaux. Modérateur Philippe Boisvert (BLG) et quatre panélistes distingués – Anne-Marie Lacoste (Quinn Emanuel), Annie Lespérance (Jus Mundi), Kevin Nash (SIAC), et Elsa Sardinha (VanIAC) – a débattu en profondeur du rôle des secrétaires des tribunaux et, en particulier, de la question de savoir si (et si oui, comment) ils améliorent l’efficacité ou, au contraire, s’ils constituent une menace pour les fonctions décisionnelles des tribunaux.
Assez rapidement, les panélistes ont convenu que, à mesure que la complexité d’un arbitrage augmente, la contribution d’un secrétaire du tribunal peut être essentielle pour garantir un arbitrage rentable en déchargeant les membres du tribunal de tâches chronophages sans incidence sur la décision des membres du tribunal. le différend entre les parties. Cela est particulièrement vrai lorsque la rémunération du secrétaire du tribunal est limitée à un taux horaire fixé par l’institution arbitrale (comme c’est le cas par exemple avec la LCIA).), et encore plus lorsque le secrétaire du tribunal n’est pas du tout rémunéré par les parties (ce qui est le cas dans les arbitrages menés selon le Règlement de la CCI).). Pour trouver un juste équilibre, la SIAC, de son côté, a adopté une approche remarquable – selon l’une de ses notes de pratique« les parties ne doivent supporter aucun frais pour le recours à un secrétaire administratif lorsque le montant en litige est inférieur à 15 000 000 S$ » (paragraphe 5).
Du point de vue des coûts, les panélistes ont souligné qu’il ne peut être contesté que l’exécution de tâches non controversées telles que la préparation de notes de service, la rédaction de résumés des positions des parties et de chronologies de faits incontestés à un taux horaire inférieur peut entraîner des économies importantes pour les parties. La délégation de telles tâches se traduit en outre par plus de temps pour le tribunal, et en particulier pour l’arbitre-président, qui peut se concentrer sur le fond de l’affaire.
La question la plus importante, qui a retenu l’essentiel du débat, n’était pas de savoir si les secrétaires de tribunal peuvent contribuer à un arbitrage rentable, mais plutôt quelles tâches ne devraient pas leur être confiées pour garantir qu’ils ne deviennent pas le quatrième arbitre proverbial.. À cet égard, il existe très peu de précédents à travers le monde (ce qui indique que les controverses sur le rôle des secrétaires de tribunaux ne sont pas si fréquentes), et ils montrent tous que l’éventail des tâches pouvant être déléguées est assez large (pour un aperçu, veuillez vous référer à cet article de blog).
La jurisprudence existante pose le principe de base selon lequel la délégation de tâches à un secrétaire du tribunal ne doit pas entraîner une abdication des fonctions décisionnelles personnelles des arbitres. Comme l’a déclaré le juge Popplewell dans une demande d’annulation infructueuse conformément à l’art. 24 de la loi anglaise sur l’arbitrage de 1996,
« [t]Cette fonction exige que chaque membre du tribunal fasse peser sur la décision en cause son jugement personnel et indépendant, en tenant compte des arguments concurrents des parties ; et faire preuve d’une diligence raisonnable dans l’exercice de cette fonction» (par. 65).
De même, le Belge Cour de cassation héros, dans une décision précédemment évoquée sur ce blog, que l’interdiction de délégation des fonctions décisionnelles du tribunal à un secrétaire du tribunal ne l’empêche pas de rédiger des notes et des mémorandums pouvant être inclus dans la sentence finale, à condition que ces notes et mémorandums soient personnellement examinés, corrigés et vérifiés par les membres du tribunal (voir p. 5). Pour paraphraser les propos de la Cour d’appel de La Haye dans Ioukosce qui compte, en fin de compte, c’est que les arbitres s’approprient le travail du secrétaire du tribunal.
Évidemment, c’est une chose de dire que la délégation peut être étendue, mais c’en est une autre de dire qu’elle est souhaitable. Comme le note pratique SIAC 2015 sur la nomination des secrétaires administratifs souligne qu’il est essentiel d’obtenir le consentement et l’approbation des parties quant à la nomination d’un secrétaire du tribunal et à la nature de ses tâches. En outre, des lignes directrices claires émises par les institutions d’arbitrage (telles que la note de la CCI de 2021 aux parties et aux tribunaux arbitraux)) ou, en cas de ad hoc Les procédures, mises en œuvre dans une ordonnance de procédure du tribunal, peuvent mieux délimiter les fonctions concrètes du secrétaire du tribunal et apporter du réconfort aux parties. De telles lignes directrices aident également le secrétaire du tribunal à comprendre la portée et les limites de son rôle. En règle générale, les secrétaires du tribunal doivent faire preuve de retenue à tout moment et garder à l’esprit qu’ils doivent contribuer à améliorer la qualité du travail du tribunal, en suivant attentivement les instructions reçues et en s’assurant que tout se passe bien.
Dans l’ensemble, les panélistes ont convenu que l’assistance d’un secrétaire de tribunal expérimenté peut apporter un soutien considérable au tribunal. Comme si cela ne suffisait pas, on pourrait ajouter qu’agir à la lumière du jour est après tout préférable à agir dans l’ombre, sans visibilité pour les parties. De même, assumer un rôle formel, assorti d’obligations de divulgation et d’un devoir primordial de confidentialité, peut mieux protéger l’intégrité de la procédure.
Cependant, avec la nouvelle vague technologique et les progrès de l’intelligence artificielle générative, il reste à voir quel impact cela aura sur les fonctions des secrétaires des tribunaux. Un panéliste a fait valoir que de tels progrès ne feraient que renforcer le rôle des secrétaires des tribunaux pour assurer une rédaction rapide et appropriée ainsi que pour vérifier et contre-vérifier les résultats du modèle de langage étendu. Essentiellement, ces outils ne remplaceront pas les secrétaires des tribunaux mais deviendront des assistants des secrétaires des tribunaux.
Au-delà de ces considérations, il est clair que les secrétaires des tribunaux sont de plus en plus nommés en dehors des affaires d’investissement habituelles et des grands arbitrages commerciaux internationaux. Par ailleurs, grâce à une spécialisation progressive des individus appelés à exercer les fonctions de secrétaires de tribunaux, un processus wébérien de professionnalisation est désormais bien enclenché, qui contribue à la création d’un rôle nouveau et distinct. Bien qu’il existe certaines similitudes entre les greffiers de justice et les secrétaires de tribunal (de la rédaction de notes de service à la participation aux audiences et aux délibérations), il existe également des différences clés (par exemple, les secrétaires de tribunal peuvent être chargés de rédiger certaines ordonnances de procédure et doivent invariablement travailler avec diverses règles de procédure et lois applicables). En ce sens, on peut affirmer que les secrétaires de tribunaux constituent effectivement une nouvelle profession.
La professionnalisation des secrétaires de tribunaux servira-t-elle de tremplin vers des pâturages plus verts, comme devenir arbitre à part entière ? Même si seul le temps nous le dira, nous l’espérons sûrement.
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